Async komunikacija znači da poruke ne traže trenutačan odgovor. Umjesto niza kratkih upita u chatu, šalješ poruku s jasnim kontekstom, očekivanim rokom i onim što točno tražiš. Druga osoba odgovara kada ima fokus, ne kada joj stigne notifikacija. U dobro postavljenom async dogovoru tim zna koje teme mogu pričekati, a koje i dalje traže brzi poziv.

Sinkrona komunikacija događa se u isto vrijeme za sve sudionike, najčešće kroz video pozive ili telefonske razgovore. Dobra sinkrona sesija ima jasan cilj, pripremljene materijale i dogovorene odluke koje treba donijeti. Umjesto da služi za dijeljenje informacija, služi za raspravu i razrješavanje otvorenih pitanja koja nisu pogodna za async razmjenu.

Kratki dnevni ili tjedni stand-up sastanak služi za brz pregled stanja, a ne za rješavanje svih problema. Svaki sudionik ukratko kaže na čemu radi, što je završio i gdje je zapelo. Ključ je u tome da se problemi ne rješavaju na licu mjesta, već se bilježe i po potrebi otvaraju zasebni sastanci ili async niti. Tako zadržavaš ritam bez nepotrebnog rastezanja vremena.

Kanban ploča prikazuje tijek rada kroz nekoliko jasno definiranih stupaca, primjerice Za napraviti, U tijeku, Za pregled, Dovršeno. Svaka kartica predstavlja konkretan zadatak s vlasnikom. Svrha ploče nije da pohrani sve ideje, već da pokaže gdje se posao trenutno nalazi i gdje nastaju blokade. Dobra Kanban ploča ima ograničen broj kartica u tijeku kako bi se posao dovršavao, a ne stalno započinjao.

Suautorstvo u dokumentu znači da više ljudi istovremeno radi na istom sadržaju, uz jasna pravila. Netko je odgovoran za strukturu, netko za sadržaj, netko za provjeru. Umjesto da šalješ verzije dokumenta mailom, koristiš jedno mjesto istine s vidljivim komentarima i prijedlozima. Time smanjuješ dupliranje posla i gubitak odluka u dugim nizovima poruka.

Facilitacija je vođenje sastanka tako da grupa ostane na temi, svi relevantni glasovi dođu do izražaja i na kraju postoji jasan ishod. Facilitator ne mora donositi odluke, ali pazi na strukturu, vrijeme i energiju grupe. U online okruženju to znači i brigu o tehničkim detaljima, pravilima sudjelovanja i načinima bilježenja odluka.

Radni artefakti su svi tragovi posla koje tim koristi: dokumenti, ploče, bilješke, zapisi sastanaka. U dobro uređenoj online suradnji svaki artefakt ima jasnu svrhu, mjesto i vlasnika. Umjesto da se informacije rasipaju po raznim kanalima, dogovaraš jedno mjesto istine po temi i način kako se ono održava ažurnim.

Ritual retrospektive je kratak, redovit susret na kojem tim gleda unatrag na određeno razdoblje rada. Pitanja su jednostavna: što je funkcioniralo, što nije i što ćemo promijeniti u sljedećem ciklusu. U online suradnji retro pomaže da navike ne ostanu slučajne, već da se svjesno oblikuju i prilagođavaju.