U ovoj fazi prikupljamo konkretne materijale: snimke kalendara, primjere pozivnica, izvatke iz ploča i sažetke iz chata. Kroz kratke razgovore s tobom i, po potrebi, s nekoliko ključnih ljudi, mapiramo kako se informacije kreću i gdje zapinju. Sve bilježimo u jednostavnom dokumentu Snimka tjedna koji ne traži dodatno objašnjenje. Taj dokument ne služi za prosudbu, nego kao zajednička slika stvarnosti. Na temelju njega definiramo početne ciljeve: kraći sastanci, jasniji tok zadataka ili manje buke u porukama. Dogovaramo i prag realnosti, kako očekivanja ne bi otišla predaleko od onoga što tvoj tim može izdržati u narednim mjesecima.

U fazi primjene odabiremo nekoliko ključnih trenutaka u tjednu u kojima ćeš svjesno primijeniti nova pravila. To može biti tjedni pregled ploče, važan projektni sastanak ili dogovor oko kanala za pitanja. Po potrebi promatramo sastanke, pregledavamo zapise i dajemo konkretne prijedloge prilagodbe. U chatu ili dokumentima ostavljamo komentare koji se odnose na stvarne rečenice, strukture i tokove rada, a ne na opće dojmove. Tvoj tim dobiva priliku pitati, sumnjati i predložiti vlastite preinake, što povećava šansu da nova pravila zažive i kad se mi povučemo.

Zajedno biramo najmanji skup dokumenata koji tvom timu treba: vodič za sastanke, dogovor o async komunikaciji, opis strukture ploča i kratke upute za nove članove. Svaki dokument pišemo jezikom koji tvoj tim već koristi, izbjegavajući opće fraze. Uključujemo primjere iz vašeg rada, tako da se ljudi prepoznaju u situacijama. Definiramo i ritam pregleda tih dogovora, primjerice kvartalne retro sesije na razini tima ili odjela. Cilj je da pravila ostanu živa i da se prilagođavaju kako se posao mijenja, umjesto da postanu statični priručnik koji nitko ne otvara.